IPAVS智能会议室预订管理系统介绍

为了简化各大中型企事业单位会议室资源的管理，提高资源使用效率，避免会议资源冲突，杜绝资源浪费，降低会议设备操作的复杂性，打通办公环境中各个管理系统间的信息互通和系统联动，打造更加智能和便利的办公环境，融靖电子推出了IPAVS会议室智能预约管理系统。
通过这套系统，用户在网上可随时了解每间会议室当前资源状态和预约情况，并可视化预约会议室，添加与会人员和会议资料。预约成功后，系统会自动发邮件通知到所有与会人员，同时将预约情况更新到会议室门口的显示屏幕上。
不仅能够提高会议室使用率，优化会议流程，节省会议组织者和与会者的时间。同时还可以自动管理会议室门锁以及会议室灯光、设备等，不再需要任何人为操作。

多重保障的安全性

安全是企事业单位信息系统非常重要的环节，IPAVS会议室智能预约管理系统从三个方面保证系统的安全性：用户认证安全；业务及网络安全；数据安全。

灵活的用户权限控制

IPAVS会议室智能预约管理系统，用户控制由：角色、权限、用户、用户组4个部分组成。角色对应权限，用户对应用户组，用户组对应角色，无论用户如何变换，都不会造成权限控制的混乱，使得用户权限管理做到安心、放心。

多种预约查询方式

可在PC端通过浏览器登录预约平台进行会议室的查询预约。
可通过手机、PAD等移动端进行会议室的查询预约。
支持与用户微信公众号、钉钉端对接，实现在手机微信端和钉钉端进行查询预约。
支持与用户原有APP对接，实现在原有APP中进行查询预约
支持在会议室门口的触摸显示一体机上进行临时会议的快速预订，并可在屏幕上延长会议和提前结束会议。

人性化的查询预约界面

通过日、月视图直观简洁的界面显示，可查看当日、当月所有会议室的预定情况。
可视化预约界面，可方便地看到会议室实景，了解会议室实际场景与设施情况。
采用色块化显示，提供多种不同的颜色来标记不同的会议预约状态。
鼠标点在色块，可通过TIP标签显示会议详情，包括主题、申请人、部门及电话等。
可循环预定会议，提供日、周、月等多种循环预定模式，并具备防止恶意预定功能。
根据部门所在位置，自动定位人员当前所在楼层，界面默认显示当前楼层的会议室，方便查看和预约。

自动的邮件、短信通知和提醒

IPAVS会议室智能预约管理系统与网络移动技术充分结合，实现了一旦会议确认召开，就会自动提前向与会人员发送短信、邮件通知和提醒，以免造成缺席、迟到等现象，从而有效地提高会议的执行效率。

简单快捷的会议签到与资源释放

可简单通过用手机扫描屏幕上的会议二维码，手机上输入人员信息进行会议签到。
也可采用考勤系统，会议预约管理系统与考勤系统对接，通过刷卡、指纹、人脸识别等方式进行会议签到。
如在系统设定的时间内，无人进行会议签到，系统默认会议取消，自动释放占用的会议室资源。

便捷的会议室资源管理

可按用户需求单独设定每间会议室的对应使用人群，对应审批方式和对应审批人员。
可系统维护和管理会议室内部资源的详细信息、目前状态、维修记录等，并按需查询、提交会议所需内部资源及额外资源。
管理员有会议室统一调配权利，可根据实际需要进行紧急退订调整。预订人员也可在会议开始前一定时间段内灵活地根据实际情况变化进行会议取消和修改。

个性化定制的会议室管理属性

可按要求设定某间会议室的审批模式。
可设定分区分权限审批会议室。
可设置私密会议室，普通员工看不到。
预约时可按需申请额外会议资源，如鲜花，茶水等。
可设置后勤呼叫服务。

多种会后辅助管理工具

提交会议中遇到的问题反馈给管理员。上传会议纪要或文档资料，自动发送邮件给与会人员。
会议召开与人员考勤的数据统计与分析。
根据所提供的内部及额外资源与会议时长进行会议计费统计。

开放灵活的平台

可与微软EXCHANGE系统对接，实现同时在OUTLOOK Pc端及会议室显示触摸一体机上预订会议，并实时在显示一体机上展现会议信息。
可与OA或office365等第三方办公平台进行对接互联，保持用户原有使用习惯，实时读取数据并对应会议室展现会议信息。
可与第三方网络信息发布平台、邮件平台、短信平台、微信平台等进行无缝对接。实现信息的实时传递互通。
可与会议中控系统对接，实现会议室内灯光与设备无人值守的自动管理模式。
可与门禁系统对接，实现会议室出入授权智能管理，会议期间只允许与会人员刷卡进入，其他人员无法进入。
可与指纹、刷卡、人脸识别考勤系统对接，实现会议考勤智能化管理与统计。
可与体感系统对接，实现自动感知会议室使用状况，当预约时间内无人使用时，系统自动进行会议室资源的释放。 可与办公区域环境监测控制系统对接互联，实现整体综合的环境智能管理。

可选择的多种显示设备与界面布局

配合用户装修风格，可选择多种显示设备。如可反映会议室状态的灯光、高清电视机、PAD、多种尺寸的壁挂或嵌入式会议信息发布一体机、智能灯带触摸会议一体机、壁挂或立式会议信息引导一体机等。

适合不同的应用场景

IPAVS会议室预订管理系统，目前在国内拥有众多的成功案例，在政府、学校、工厂、金融、外企、国企等均有不同的典型应用，得到用户一致好评。