文件管理系统作为一个统一的信息管理机制，应具有下述功能：
　　①统一管理文件存储空间(即外存)，实施存储空间的分配与回收。
　　②确定文件信息的存放位置及存放形式。
　　③实现文件从名字空间到外存地址空间的映射，即实现文件的按名存取。 
      ④有效实现对文件的各种控制操作(如建立、撤销、打开、关闭文件等)和存取操作(如读、写、修改、复制、转储等)
    功能特点
    文件管理系统特性：
　　集中式的存储管理，各种类型的文档统一存储调用；
　　强大的基于组以及角色的权限机制；
　　便捷的文档分类，检索机制。自定义的分类元数据，强大的全文检索以及分类搜索；
　　简化，快捷的操作方式，能够在线文档编辑，在线文档预览；
　　提供版本控制，集成文档工作流管理的审批机制；
　　文档的版本管理和签入/签出，可保证各种文档修改的唯一性。
　　完整的系统报表和日志；
　　文件集中存储和安全管理：
　　用户只能通过系统提供的界面访问到被授权的文档；
　　系统可以追踪并记录用户在系统内的任何操作；
　　系统可以控制所有的对于文档的操作权限，例如：下载，预览，打印，邮件，编辑属性等等，并可以设置权限的过期时间；
　　文档集中存放在系统服务器上，并可以通过加密或混淆文件名对文档进行进一步的保护；
　　文件安全及文档防扩散：
　　限制文档的本地保存（文件只能存放于系统服务器中）；
　　限制拷贝、粘贴 、打印；
　　限制截屏和其他屏幕录制软件；
　　键盘控制；
　　文件外发或脱离控制环境之后即刻失效。
　　文件管理解决方案为企业带来的价值：
　　帮助企业全面掌控文档资源；
　　解决文档共享协作以及重用问题；
　　帮助企业解决核心文档的控制问题。