~1 系統概
鼎創恆達檔案智能化管理系統是基於物聯網、RFID技術、數據採集技術、云計算的一體化庫存綜合管理平台。
智能檔案管理系可以實現檔案的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。同時系統在檔案出入口處安裝智能安全門，通過遠距離的RFID認証，可以實現自動防盜與檔案出入庫確認功能。
2 系統特點
 非接觸式數據採集。RFID技術極大地增強了管理者對庫房區存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標籤的檔案盒在閱讀器前經過，就可以在電腦屏幕上顯示出檔案內的具體信息。
 快速掃描，切一次性數據處理最大。RFID讀寫器可以同時從多個射頻標籤中快速讀取200個標籤數據，這比傳統掃描方式要快過100倍。
 讀取距離遠。使用超高頻閱讀器或手持機讀取距離可以達到几十米。可以使用手持機快速盤點整理檔案。
 標籤信息容量大，使用壽命長，可重複使用。
 安全性高。標籤的數據存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標籤上的數據不易被偽造和篡改。
 標籤具有EAS防盜功能。配合門型通道天線，可以很好的防治檔案丟失。實現非法取走報警功能。
 系統提供多種靈活的第三方接口，與第三方應用系統無縫連接。
3 系統組成圖
 
系統組成圖
4 功能介紹
一套基於RFID技術的智能檔案管理系統，按功能劃分主要有RFID數據管理系統和檔案管理信息系統。
4.1 鼎創恆達檔案智能化管理系統
 
檔案智能化管理系統
 實時監控報警
實時對檔案櫃內檔案進行監控，在系統中建立圖形化檔案櫃界面，進而實現了檔案的實時定位，並對出入櫃檔案、時間進行實時記錄；另外系統具備報警功能，當檔案在未授權狀態下被拿出或檔案室溫濕度超標時，系統會自動進行對應的聲光報警。
——檔案定位
——檔案出入櫃管理
——提檔授權管理
——未授權提檔報警
——溫濕度報警
 遠程盤點
可利用系統遠程對檔案櫃中檔案根據種類、位置等信息進行盤點管理，通過網絡將與檔案盒關聯的RFID標籤數據傳輸到後臺系統中核對,核對后的盤點結果實時上傳系統數據庫，形成對應的盤點統計表單以供查詢。
——盤點設置
——盤點統計
——導出報表
 門禁管理
對出入檔案室檔案、人員進行授權，對其出入檔案室狀況進行實時監控，實現出入圖像抓拍，並對非法出入狀況進行聲光、語音報警。
——出入授權
——圖像抓拍
——非法出入報警
 檔案借閱
實現檔案借閱/歸還登記，並通過系統對檔案借閱人員進行有效的借檔引導，另外對需歸還的檔案，系統根據借出日期計算自動進行檔案催歸提醒；
——借檔管理
——還檔管理
——借檔引導
——催歸提醒
 可視化查詢
管理人員可以通過系統平面圖對檔案室內檔案信息、位置、狀況等，進行可視化的系統查詢。
——檔案查詢
——借檔查詢
——還檔查詢
——報警查詢
——銷毀查詢
——檔案盒查詢
 基礎信息
用於對檔案室相關管理信息的數據管理，實現信息的增加、修改、刪除與查詢操作。
——人員信息管理
——部門信息管理
——檔案盒信息管理
——檔案信息管理
4.2 RFID檔案智能化管理系統
 
手持移動終端檔案管理系統
系統可通過RFID手持移動終端與wifi網絡進行實時數據通信，實現系統數據上傳與下載。
 檔案盤點
系統使用電腦端遠程盤點的同時，也可使用手持移動終端對檔案進行盤點，管理人員可通過手持移動終端自由設置盤點方式，對指定位置或部門的資產進行盤點操作，通過wifi實時上傳盤點結果；也可根據事先設定的查詢條件產生盤點任務表下載到手持移動終端，根據此表進行盤點作業；另外當不能使用網絡情況下管理人員可利用手持移動終端進行盤點記錄后，再將盤點結果上傳管理中心進行盤點比對。
——聯網盤點
——脫機盤點
——自由盤點
 查詢管理
使用手持移動終端掃描與檔案綁定的RFID標籤后，將檔案的基本信息顯示在手持移動終端。可根據客戶需求查詢出檔案信息、檔案使用情況或檔案當前使用狀態等信息。