文件管理系統作為一個統一的信息管理機制，應具有下述功能：
　　①統一管理文件存儲空間(即外存)，實施存儲空間的分配與回收。
　　②確定文件信息的存放位置及存放形式。
　　③實現文件從名字空間到外存地址空間的映射，即實現文件的按名存取。 
      ④有效實現對文件的各種控制操作(如建立、撤銷、打開、關閉文件等)和存取操作(如讀、寫、修改、複製、轉儲等)
    功能特點
    文件管理系統特性：
　　集中式的存儲管理，各種類型的文檔統一存儲調用；
　　強大的基於組以及角色的權限機制；
　　便捷的文檔分類，檢索機制。自定義的分類元數據，強大的全文檢索以及分類搜索；
　　簡化，快捷的操作方式，能夠在線文檔編輯，在線文檔預覽；
　　提供版本控制，集成文檔工作流管理的審批機制；
　　文檔的版本管理和簽入/簽出，可保証各種文檔修改的唯一性。
　　完整的系統報表和日誌；
　　文件集中存儲和安全管理：
　　用戶只能通過系統提供的界面訪問到被授權的文檔；
　　系統可以追蹤並記錄用戶在系統內的任何操作；
　　系統可以控制所有的對於文檔的操作權限，例如：下載，預覽，打印，郵件，編輯屬性等等，並可以設置權限的過期時間；
　　文檔集中存放在系統服務器上，並可以通過加密或混淆文件名對文檔進行進一步的保護；
　　文件安全及文檔防擴散：
　　限制文檔的本地保存（文件只能存放于系統服務器中）；
　　限制拷貝、粘貼 、打印；
　　限制截屏和其他屏幕錄製軟件；
　　鍵盤控制；
　　文件外發或脫離控制環境之後即刻失效。
　　文件管理解決方案為企業帶來的價值：
　　幫助企業全面掌控文檔資源；
　　解決文檔共享協作以及重用問題；
　　幫助企業解決核心文檔的控制問題。