1，  傳統管理方式的企業痛點

 

目前許多大中型企業發展迅速，人員增加快，採用傳統方式管理辦公區域，會造成以下多種矛盾和困擾無法解決：

n  辦公費用越來越高，尤其是購置或租用辦公區域耗費大量成本

n  辦公室內工位電源與區域照明管理無序，經常造成浪費

n  外勤人員的工位經常閑置

n  新入員工無工位使用

n  部門工位無法及時匹配

辦公空間與資源智能共享管理平台可以最大程度地提高辦公空間和資源的使用效率，避免浪費和衝突，降低企業辦公費用，智能化自動化地進行辦公區域資源分配和管理。

 

2，主要技術創新點

 

n  通過物聯網技術，各子系統間無縫鏈接。採用“本地處理，雲端同步”的架構可以構建豐富的實時通信場景。

n  採用PHP架構，個性化預約，自動分配空間，通過辦公設備管理、商業流程管理、商業規則管理、公共資源管理 —— 該軟件的所有組件密切協同，使得您能夠直觀地超越整個業務邏輯關係進行操作。

n  實時數據存儲，提供方便快捷的雲端數據存儲功能。

n  實時地圖與導航技術，通過管理平**辦公區內自動導覽技術，自動引導您前往預定或指定的辦公區域。

n  智能電源和燈控，可選擇採用智能體感技術，根據人員活動情況開啟/關閉電源及照明，節省不必要能源消耗。

n  智能門禁技術，將訪客管理系統自動和門禁系統、梯控系統、與辦公空間管理平台無縫對接，訪客只需輕鬆掃描二維碼即可到達指定辦公空間加入會議。

n  辦公智能應用AI技術，用戶在使用移動應用時，系統會根據員工的喜好、設備情況、場景，智能地從雲端（或服務器端）調用需要的網絡、服務、資源，按需來提供，最終把后端云管理和應用自然的延伸到移動端。

n  徹底改變傳統辦公區域人工管理模式，減少固定空間面積和成本，把有限空間有效地流動利用起來，通過互聯網，物聯網，移動端，智能體感等技術，系統自動分配和調度資源，快遞傳遞信息，在線區域化管理，提高使用效率，降低辦公成本。

 

3，主要功能

 

n  員工可通過互聯網，在移動端，PC端，前台觸摸屏等多種入口，隨時隨地查看辦公共享空間實時情況，根據自己當天工作內容，進行個性化的不同時間段的快捷在線預約。預約成功后系統自動發郵件、短信或是微信通知。

n  員工還可在需要**一起進行某項工作時，同時協助預約系統規定數量內的工位，並選擇預約時間段和被協助人姓名。系統會自動郵件、短信或是微信通知到被協助人。

n  系統可自動按照規定的時間，在預約開始時間之前進行郵件、短信或是微信的提醒。

n  系統可按企業需求，設定每個區域空間可預約使用的部門和人，以及需要的審批方式和對應的審批人員。

n  員工需要在系統規定時間內進入預約的辦公空間進行掃碼確認，系統自動化處理，同步標記空間占用狀況，自動開啟預約空間電源和區域照明，自動設置固定電話分機和網絡聯通。自動開啟智能體感系統，根據人員活動情況開啟/關閉電源及照明，節省不必要能源消耗。如在規定時間內沒有進行掃碼確認，系統自動將預約空間釋放，以便其他人預約。

n  工位的使用狀況和信息可實時自動更新顯示在工位的顯示屏幕上。

n  員工可在系統中方便地找到某個人的占用位置，並按照系統提供的地圖和導航前往。

n  員工可在系統規定次數內進行已預約但尚未確認的空間的取消與修改。

n  超級管理員因空間有其他重要用途，可取消員工已預約但未確認的空間，系統自動通知預約員工。

n  系統可自動按照規定的時間，在預約結束時間之前進行郵件、短信或是微信的提醒。

n  員工在預約時間內可進行占用時間的延長和提前結束。如無衝突則系統自動延長至所需時間。如衝突會提醒改變延長時間。預約時間結束后，系統自動化處理，同步更新空間釋放狀況，自動關閉預約空間電源和區域照明，自動切斷固定電話分機和網絡。

n  和網絡電源控制系統、電話程控交換機、網絡交換機、智能體感等系統對接與互聯，統一智能化管理辦公資源。

n  與OA辦公系統、郵件系統、短信系統、微信平台、信息發布系統等無縫對接與互聯，將所有信息系統在辦公空間資源管理上進行統一。

n  與訪客管理系統、門禁系統、梯控系統、會議預約管理系統無縫對接，將人，權限，空間，資源，任務完美統一進行管理。

n  系統自動記錄空間和資源的使用數據，並進行數據的統計與分析。

n  系統自動進行空間監測，達到系統規定使用比率，進行自動資源預警。

n  模塊化設計，可按照用戶實際需求進行定製化服務。

 

3，  系統結構

 

系統平台包括：共享辦公空間與資源智能管理系統（PC端及移動端）；網絡信息發布系統；區域電源與照明管理系統；區域網絡與電話分機管理系統；智能體感系統；數據庫；管理服務器；空間二維碼確認；和空間信息發布觸摸屏幕幾個部分。利用IE瀏覽器進行PC端管理操作與在線查詢預約，同時支持手機等移動終端的查詢預約會議室。