WISTOOP會議室智能預約管理系統

 

 

為了進一步簡化會議室資源的管理，提高資源使用效率，避免會議資源的浪費或衝突，降低會議設備操作的複雜性，上海璽岳電子科技有限公司（官網： ）自主研發了WISTOOP會議室智能預約管理系統。用戶只需要通過互聯網即可隨時在線了解每個會議室的當前資源狀態和預約情況，並在線可視化預約會議室，添加與會人員，自動郵件發送會議資料，同時可把預約情況實時更新到會議室門口顯示屏幕。 提高會議室使用率，優化會議流程，節省會議組織者和與會者的時間。同時還可自動管理會議室門鎖以及會議室燈光、設備等，不再需要任何人為操作。

通過在會議室中佈置人體感應系統，並和其進行對接，可自動監測會議室的使用狀況，在會議預約的時間段內如監測到多次無人狀態，系統會自動釋放剩餘時間段的會議室資源，以便其他人預約使用。無需員工進行會議簽到或簽退，即可實現資源的自動釋放，做到無感知的會議室管理方式。徹底解決資源浪費的問題。

 

會議室使用常見問題

會議室使用者眾多，資源緊缺，使用矛盾突出

無法提前獲悉會議室使用狀況，也無法方便地查詢

經常有人進來看是否有人用，會議總是被打斷

會議太多，容易忘記會議時間和地點

會議信息無法快速直接地在會議室顯示屏幕上展示

會議設備總是需要提前很久準備

 

 

我們的解決方案

智能會議室統一調度，在線管理

基於網絡，在線預訂，隨時查看會議室狀況

系統自動化處理，會議信息自動實時推送到會議室顯示屏

自動實時通知與提醒會議

硬件設備智能統一管理，和中控、門禁、一卡通等系統對接

與智能化辦公管理系統、郵件、短信、微信系統等無縫對接

自動統計與分析會議數據

 

 

系統結構

 

WISTOOP會議室智能預約管理系統基於PHP架構，使用了B/S系統，同時支持WINDOWS和LINUX操作系統平台，具有的可移植性、通用性、易用性及高可維護性。

系統平台包括：會議室預約管理系統；數據庫服務器；會議信息發布系統；會議信息發布客戶端軟件；及會議信息發布屏幕幾個部分。利用IE瀏覽器進行PC端管理操作與在線查詢預約，同時支持手機等移動終端的查詢預約會議室。

WISTOOP會議室智能預約管理系統可以和WISTOOP會議信息發布系統結合。統一界面管理。

 

主要應用環境

系統優勢

安全性：

 

安全是企事業單位信息系統非常重要的環節，尤其是重要的會議，一旦造成會議內容洩露，將給企事業單位造成相當嚴重的影響。

WISTOOP會議室智能預約管理系統從三個方面保証系統的安全性：

1，用戶認証安全

採用PHP 加密驗証方式，所有頁面均需授權才可訪問；

每個用戶對應各自的角色，每個角色擁有各自的操作權限；

不允許存在相同用戶名的情況，杜絕假冒授權；

用戶密碼採用MD5加密，保証密碼明文安全；

 

2，業務及網絡安全

 

非會議參與人員不允許查看會議內容及附件；

所有頁面輸入全部進行SQL注入校驗，防止非法執行系統指令；

可採用SSL及証書驗証，保護信息傳遞的安全；

 

3，數據安全

採用B / S架構，杜絕數據庫服務器與客戶端進行直接物理連接；

數據庫可自行設定策略進行定時備份，減少災難性故障損失；

採用專有的數據庫賬號登錄，限定數據訪問範圍；

 

用戶權限控制靈活:

 

WISTOOP會議室智能預約管理系統，用戶控制由：角色、權限、用戶、用戶組4個部分組成。角色對應權限，用戶對應用戶組，用戶組對應角色，無論用戶如何變換，都不會造成權限控制的混亂，使得用戶權限管理做到安心、放心。

 

人性化查詢預約界面:

 

 通過日視圖、月視圖直觀、簡潔的界面顯示，可查看當日、當月的預定情況。

 可視化預約界面，可方便地了解會議室實際場景與設施情況。

 TIP標籤顯示會議信息，包括主題、申請人、部門及電話等。

 採用色塊化顯示，提供多種顏色區分不同會議狀態。

 可循環預定會議，提供日循環、周循環、月循環等多種循環預定模式，並提供防惡意預定功能。

 根據部門所在位置，自動定位當前所在樓層，顯示出當前樓層的會議室，方便查詢和預約。

 

自動郵件、短信通知:

 

WISTOOP會議室智能預約管理系統與網絡移動技術充分結合，實現了一旦會議確認召開，就會提前自動向與會人員進行短信、郵件的通知和提醒，以免造成缺席、遲到等現象，進而有效地提高會議的執行效率。

便捷的會議室資源管理：

 

 按用戶需求設定每間會議室的對應預訂人群，對應審批方式和對應審批人員。

 對會議室內部資源的詳細信息，目前狀態，維修記錄等進行系統化管理，並按需查詢、提交和通知會議所需內部資源以及額外資源。

 管理員具有對會議室統一調配功能，可根據實際需要進行緊急退訂調整。預訂人員也可以在會議開始前一定時間段內靈活地根據實際情況變化進行會議取消。

 

多種會后的輔助管理工具：

 

 提交會議中遇到的問題反饋給管理員。

 上傳會議紀要或文檔資料，自動發送郵件給與會人員。

 部門召開會議信息與人員會議考勤信息的統計

 根據會議提供的內部及額外資源與會議時長進行會議計費統計。

 

開放靈活的平台:

 

 和微軟EXCHANGE系統對接，可以實現在OUTLOOK客戶端上預訂會議，並實時推送會議信息到顯示屏。

 可實現在會議室門口的觸摸屏上進行現場臨時預訂會議，查詢會議信息等功能。

 支持移動端（手機、PAD）進行查詢預約會議室。

 可與OA或其他辦公平台、信息發布平台、郵件平台、短信平台、微信平台等進行無縫對接。

 可與會議中控系統對接，實現會議室無人值守的管理模式。

 可與門禁系統對接，實現會議室智能出入授權管理，會議期間只允許與會人員進出，其他人員無法進入。

 可與一卡通系統對接，實現會議考勤智能化管理與統計。