WISTOOP工位預訂與資源共享智能管理平台

 

為解決企業員工增長快，辦公成本高，而外勤員工工位長期閑置，資源大量浪費的矛盾，我司自主研發了辦公空間與資源智能共享管理平台，可實現PC端，移動端，現場屏幕端，多入口進行共享辦公空間的查看，預約和導航。並採用人臉識別技術或二維碼技術進行確認，採用物聯網技術實現共享辦公空間的電源自動開關；IP電話分機的號碼與通訊錄的自動分配和導入；網絡的自動聯通。給企業管理者提供實時空間使用的監測信息和數據統計，直觀了解內部資源使用效率。

 

1，傳統管理方式的企業痛點

 

目前許多大中型企業發展迅速，人員增加快，採用傳統方式管理辦公區域，會造成以下多種矛盾和困擾無法解決：

1. *  辦公費用越來越高，尤其是購置或租用辦公區域耗費大量成本

2. *  辦公室內工位電源與區域照明管理無序，經常造成浪費

3. *  外勤人員的工位經常閑置

4. *  新入員工無工位使用

5. *  部門工位無法及時匹配

   辦公空間與資源智能共享管理平台可以最大程度地提高辦公空間和資源的使用效率，避免浪費和衝突，降低企業辦公費用，智能化自動化地進行辦公區域資源分配和管理。

    

   2，主要技術創新點

    

1. *  通過物聯網技術，各子系統間無縫鏈接。採用“本地處理，雲端同步”的架構可以構建豐富的實時通信場景。

2. *  採用PHP架構，個性化預約，自動分配空間，通過辦公設備管理、商業流程管理、商業規則管理、公共資源管理 —— 該軟件的所有組件密切協同，使得您能夠直觀地超越整個業務邏輯關係進行操作。

3. *  實時數據存儲，提供方便快捷的雲端數據存儲功能。

4. *  實時地圖與導航技術，通過管理平臺中辦公區內自動導覽技術，自動引導您前往預定或指定的辦公區域。

5. *  智能電源和燈控，可選擇採用智能體感技術，根據人員活動情況開啟/關閉電源及照明，節省不必要能源消耗。

6. *  智能門禁技術，將訪客管理系統自動和門禁系統、梯控系統、與辦公空間管理平台無縫對接，訪客只需輕鬆掃描二維碼即可到達指定辦公空間加入會議。

7. *  辦公智能應用AI技術，用戶在使用移動應用時，系統會根據員工的喜好、設備情況、場景，智能地從雲端（或服務器端）調用需要的網絡、服務、資源，按需來提供，最終把后端云管理和應用自然的延伸到移動端。

8. *  徹底改變傳統辦公區域人工管理模式，減少固定空間面積和成本，把有限空間有效地流動利用起來，通過互聯網，物聯網，移動端，智能體感等技術，系統自動分配和調度資源，快遞傳遞信息，在線區域化管理，提高使用效率，降低辦公成本。

    

   3，主要功能

    

1. *  員工可通過互聯網，在移動端，PC端，前台觸摸屏等多種入口，隨時隨地查看辦公共享空間實時情況，根據自己當天工作內容，進行個性化的不同時間段的快捷在線預約。預約成功后系統自動發郵件、短信或是微信通知。

2. *  員工還可在需要小組一起進行某項工作時，同時協助預約系統規定數量內的工位，並選擇預約時間段和被協助人姓名。系統會自動郵件、短信或是微信通知到被協助人。

3. *  系統可自動按照規定的時間，在預約開始時間之前進行郵件、短信或是微信的提醒。

4. *  系統可按企業需求，設定每個區域空間可預約使用的部門和人，以及需要的審批方式和對應的審批人員。

5. *  員工需要在系統規定時間內進入預約的辦公空間進行掃碼確認，系統自動化處理，同步標記空間占用狀況，自動開啟預約空間電源和區域照明，自動設置固定電話分機和網絡聯通。自動開啟智能體感系統，根據人員活動情況開啟/關閉電源及照明，節省不必要能源消耗。如在規定時間內沒有進行掃碼確認，系統自動將預約空間釋放，以便其他人預約。

6. *  員工可在系統中方便地找到某個人的占用位置，並按照系統提供的地圖和導航前往。

7. *  員工可在系統規定次數內進行已預約但尚未確認的空間的取消與修改。

8. *  超級管理員因空間有其他重要用途，可取消員工已預約但未確認的空間，系統自動通知預約員工。

9. *  系統可自動按照規定的時間，在預約結束時間之前進行郵件、短信或是微信的提醒。

10. *  員工在預約時間內可進行占用時間的延長和提前結束。如無衝突則系統自動延長至所需時間。如衝突會提醒改變延長時間。預約時間結束后，系統自動化處理，同步更新空間釋放狀況，自動關閉預約空間電源和區域照明，自動切斷固定電話分機和網絡。

11. *  和網絡電源控制系統、電話程控交換機、網絡交換機、智能體感等系統對接與互聯，統一智能化管理辦公資源。

12. *  與OA辦公系統、郵件系統、短信系統、微信平台、信息發布系統等無縫對接與互聯，將所有信息系統在辦公空間資源管理上進行統一。

13. *  與訪客管理系統、門禁系統、梯控系統、會議預約管理系統無縫對接，將人，權限，空間，資源，任務完美統一進行管理。

14. *  系統自動記錄空間和資源的使用數據，並進行數據的統計與分析。

15. *  系統自動進行空間監測，達到系統規定使用比率，進行自動資源預警。

16. *  模塊化設計，可按照用戶實際需求進行定製化服務。

     

1. 系統結構

 

系統平台包括：共享辦公空間與資源智能管理系統（PC端及移動端）；網絡信息發布系統；區域電源與照明管理系統；區域網絡與電話分機管理系統；智能體感系統；數據庫；管理服務器；空間二維碼確認；和空間信息發布觸摸屏幕幾個部分。利用IE瀏覽器進行PC端管理操作與在線查詢預約，同時支持手機等移動終端的查詢預約會議室。

系統平台整體架構圖如下：

 

 

 

4，系統主要優勢：

系統基於PHP架構，使用了B/S系統，同時支持WINDOWS和LINUX操作系統平台，具有優良的可移植性、通用性、易用性及高可維護性。

 

A，安全性：系統從三個方面保証系統的安全性：

1，用戶認証安全

採用PHP 加密驗証方式，所有頁面均需授權才可訪問；

每個用戶對應各自的角色，每個角色擁有各自的操作權限；

不允許存在相同用戶名的情況，杜絕假冒授權；

用戶密碼採用MD5加密，保証密碼明文安全；

2，業務及網絡安全

 

所有頁面輸入全部進行SQL注入校驗，防止非法執行系統指令；

可採用SSL及証書驗証，保護信息傳遞的安全；

3，數據安全

 

採用B / S架構，杜絕數據庫服務器與客戶端進行直接物理連接；

數據庫可自行設定策略進行定時備份，減少災難性故障損失；

採用專有的數據庫賬號登錄，限定數據訪問範圍；

 

B，用戶權限控制靈活：

用戶控制由：角色、權限、用戶、用戶組4個部分組成。角色對應權限，用戶對應用戶組，用戶組對應角色，無論用戶如何變換，都不會造成權限控制的混亂，使得用戶權限管理做到安心、放心。

 

C，人性化查詢預約界面：

1. *  通過日視圖、月視圖直觀、簡潔的界面顯示，可查看當日、當月的某個空間的預定情況。

2. *  可視化預約界面，在辦公區域平面圖中可方便地了解辦公區域占用情況，和區域實際場景與辦公設施配備情況。

3. *  TIP標籤顯示預約人或占用人的姓名、部門及電話。

4. *  採用色塊化顯示，提供不同顏色區分預約狀態、占用狀態、空閑狀態等。

5. *  點擊鎖定了某個辦公空間后，系統提供可視化地圖導航功能。

6. *  可循環預定辦公空間，提供日循環、周循環、月循環等多種循環預定模式，並提供防止惡意預定功能。

7. *  根據人員所在位置，自動定位當前所在樓層，顯示出當前樓層的辦公空間，方便查詢和預約。

    

   D，自動郵件、短信通知：

   系統與網絡和移動技術充分結合，實現了在空間預約成功后，以及預約開始和結束時間點前，系統自動向預約人進行短信、郵件或微信的通知和提醒，以免造成遺忘、遲到等疏漏，進而有效提高空間使用效率。

    

   E，便捷的空間和資源管理：

1. *  按企業需求設定每個區域空間的對應預約人群，對應審批方式和對應審批人員。

2. *  系統按照預約人是否對應預約空間的二維碼掃描確認，更新空間占用和空間釋放。

3. *  系統按照最終的占用結束時間來自動進行空間釋放和對應資源關閉。

4. *  空間占用確認開始及占用結束后，系統自動開啟或關閉空間電源及區域照明，以及聯通或斷開固定電話分機和空間網絡。並自動開啟或關閉智能體感系統，根據人員活動情況開啟/關閉電源及照明，節省不必要能源消耗。

5. *  管理員具有對辦公空間有統一調配功能，可根據實際需要進行緊急取消調整。

6. *  預訂人員也可以在空間確認前一定時間段內靈活地根據實際情況變化進行修改和取消。並可在占用時間內進行延長占用時間和提前結束占用的操作。

    

   F，多種智能管理工具：

1. *  提交空間使用中遇到的問題反饋給管理員。

2. *  自動進行空間監測，達到系統規定使用比率，向管理員進行資源預警。

3. *  人員考勤信息、空間使用效率、資源使用時長和費用等的統計。

4. *  資源與空間占用時長進行計費統計。

    

1. 開放靈活的平台可與其他系統互聯互通：

1. *  多個查詢預約入口：可實現在前台觸摸屏上、PC端、手機移動端、微信端、叮叮平台等進行查詢、預約辦公空間。

2. *  可與OA或其他辦公平台、信息發布平台、郵件平台、短信平台、微信平台等進行無縫對接。

3. *  可與網絡電源控制系統系統、電話程控交換機、網絡交換機等系統對接與互聯，統一智能化管理辦公資源。

4. *  可與訪客管理系統、門禁系統、梯控系統、會議預約管理系統無縫對接，將人，權限，空間，資源，任務完美統一進行管理。

    

5.